Políticas de Proveedores

Para la selección de Proveedores la Comisión Evaluadora sigue las siguientes pautas, teniendo en cuenta que la documentación que se solicita al proveedor se actualiza anualmente.

Solicitar al proveedor aspirante el diligenciamiento del FQ/SA-289, anexando a éste la información complementaria requerida, en la página No. 2 se registra la información de la visita a las instalaciones del proveedor teniendo en cuenta los siguientes criterios:

Criterios de calidad: verificación de la certificación del sistema de gestión de calidad o si está en proceso de implementación, política de calidad, mapa de procesos, infraestructura, capacidad de producción, nivel de tecnología, capacitación del personal, etc.

Criterios en control y seguridad: verificación de la certificación del sistema de gestión en control y seguridad o si está en proceso de implementación (si aplica para empresas que conformen la cadena logística del BASC), sino requiere la certificación BASC, como mínimo aplicación de criterios de seguridad física como por ejemplo: política de seguridad, análisis de riesgos, controles de acceso, planes de contingencia y seguridad, plan de capacitación, etc.

Criterios de seguridad y salud ocupacional: verificación de la certificación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional o si está en proceso de implementación, programa de salud ocupacional o como mínimo cronograma de actividades de salud ocupacional, panorama de factores de riesgos, COPASO vigente, actividades realizadas de medicina preventiva y del trabajo, plan de capacitación, etc.

Con el FQ/SA-289 diligenciado por el proveedor y la documentación anexa a éste, la Comisión Evaluadora procede a evaluar al proveedor de acuerdo a las características o parámetros establecidos para el tipo de producto que se desea comprar, para esto utiliza como herramienta de ayuda el FQ/SA-284, donde se encuentran las características a evaluar con la puntuación máxima que puede obtener cada una de ellas, éste se debe actualizar cada vez que ingrese un proveedor nuevo y anualmente a proveedores actuales.  También se verifica que el proveedor y/o Representante Legal no estén incluidos en la Lista Clinton, en el caso que se encuentre en la lista se informa a la Jefatura Nacional de Compras.

Criterios adicionales que se tienen en cuenta para selección de Proveedores:

Proveedores de Servicios Caninos: Se debe solicitar la licencia de funcionamiento de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Manejador y Canino certificados. Se les solicita el manejo integral de Canino (veterinario, alojamiento, alimentación, implementos de aseo y mantenimiento general).

Mediante este análisis del FQ/SA-284 la Comisión Evaluadora establece si el proveedor está en capacidad para suministrar el producto y/o servicio, si su evaluación está dentro del rango de aceptación (70-100) se consideran proveedores aprobados. Los proveedores cuya puntuación total está en el rango menor de 70 se consideran no aptos para la compra, por lo cual no se les efectúa compra de productos y servicios.

Los documentos para el archivo de cada proveedor son: Certificado de existencia y representación, estados financieros (balance general y estado de resultados), fotocopia del RUT, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, lista de clientes, precios, productos y servicios, FQ/SA-284, FQ/SA-285 (Oficina Principal y Sucursal), FQ/SA-287 (se archiva por producto crítico al que se le efectuó mantenimiento) y FQ/SA-289.

Cuando el proveedor es único, porque no hay más empresas que proporcionen los productos o servicios requeridos, se le efectúa control mediante oficios dirigidos al mismo, exigiéndole calidad en los productos o servicios y puntualidad en la entrega.

Cada Sede debe evaluar, seleccionar y reevaluar un centro de servicio de reparación para los equipos de seguridad electrónica que se dañan por fallas ajenas a la garantía o que por exigencia del cliente se deben reparar, de lo contrario se informa al cliente la dirección y teléfono del centro de servicio técnico, evitando intermediación de garantía de terceros.

Los Técnicos Contratistas se les realiza la selección de acuerdo a la IT/SP.