La gestión logística de almacenamiento es un componente prioritario en la cadena de suministro de cualquier empresa. Un manejo eficiente de los productos y materiales en centros de distribución, almacenes y bodegas no solo es necesario para satisfacer la demanda del mercado, sino que también puede tener un impacto significativo en la gestión operativa y los costos de la empresa. 

Estos centros, con frecuencia, operan sin un enfoque de planificación integral y por ende no aplican buenas prácticas en los procesos de recepción, almacenamiento, separación, preparación y despacho de mercancías. Por consiguiente, si conocieran y aplicaran estas prácticas de manera progresiva y efectiva, contribuirían significativamente a la generación de valor en la operación logística de la empresa.

La aplicación efectiva de técnicas, metodologías y herramientas tecnológicas tiene como objetivo convertir la logística del centro de distribución en una ventaja competitiva para las empresas y garantizar un desempeño eficiente en la prestación de servicios a los clientes, tanto internos como externos.

En este artículo presentamos las buenas prácticas de gestión logística de almacenamiento y cómo pueden mejorar la operación y optimizar los recursos.

Optimización del espacio

Uno de los aspectos más críticos de la gestión de almacenamiento es la optimización del espacio. En muchos casos, el espacio disponible es limitado, y utilizarlo de manera eficiente es muy importante. A continuación, se presentan algunas prácticas que pueden ayudar a maximizar el uso del espacio:

• Evaluación de la demanda. Analizar la demanda de productos y materiales puede ayudar a determinar cómo organizar el espacio de almacenamiento. Los productos de alta rotación deben estar accesibles, mientras que los de baja rotación pueden ubicarse en zonas menos accesibles.
• Sistemas de estanterías y racks. Utilizar sistemas de estanterías y racks ajustables permite aprovechar la altura del espacio disponible. Esto es especialmente útil en almacenes con techos altos.
• Sistemas de almacenamiento automatizado. La automatización de los procesos de almacenamiento, como los sistemas de transporte automatizado, pueden aprovechar el espacio vertical y aumentar la eficiencia.
• Clasificación y etiquetado. Clasificar y etiquetar adecuadamente los productos facilita su identificación y acceso rápido, reduciendo el tiempo de búsqueda y aumentando la eficiencia.

Gestión de inventario

La gestión eficaz del inventario es clave para evitar la obsolescencia, la pérdida de productos y la falta de existencias. Estas son algunas buenas prácticas relacionadas con la gestión de inventario:

• Sistemas de inventario en tiempo real. Utilizar sistemas de gestión de inventario en tiempo real permite un seguimiento continuo de los niveles de existencias y la detección de problemas antes de que se conviertan en crisis.
• Políticas de reabastecimiento. Establecer políticas de reabastecimiento basadas en umbrales de inventario puede ayudar a mantener un flujo constante de productos sin acumulaciones innecesarias.
• Rotación de inventario. Implementar políticas de rotación de inventario para garantizar que los productos más antiguos se utilicen primero y se evite la obsolescencia.
• Auditorías de inventario regulares. Realizar auditorías periódicas para verificar la precisión del inventario y corregir discrepancias.

Procesos y flujo de trabajo

La eficiencia en la gestión de almacenamiento también depende de los procesos y flujos de trabajo adecuados. Algunas buenas prácticas incluyen:

• Diseño de almacén eficiente. Diseñar el almacén de manera eficiente, considerando el flujo de productos desde la recepción hasta el despacho, puede reducir el tiempo de manipulación y aumentar la eficiencia.
• Zonas de picking estratégicas. Establecer zonas de picking basadas en la demanda y la frecuencia de acceso a los productos puede agilizar el proceso de preparación de pedidos.
• Capacitación del personal. El personal debe recibir capacitación adecuada en las mejores prácticas de manipulación, seguridad y gestión de inventario.
• Automatización de procesos. La automatización de tareas repetitivas, como la preparación de pedidos, puede mejorar la velocidad y la precisión de los procesos.

Tecnología y seguridad

La tecnología desempeña un papel fundamental en la gestión de almacenamiento. Algunas prácticas recomendadas incluyen:

• Uso de sistemas de gestión de almacenes (WMS). Los sistemas WMS ayudan a optimizar la gestión de inventario, la asignación de espacio y la gestión de pedidos.
• Seguridad en el almacén. Implementar medidas de seguridad, como cámaras de vigilancia, sistemas de alarma y control de acceso, es esencial para proteger los productos y garantizar la seguridad del personal.
• Seguimiento y rastreo. Utilizar tecnología de seguimiento y rastreo para tener visibilidad en tiempo real de la ubicación de los productos y su movimiento en el almacén.
• Mantenimiento de equipos. Realizar un mantenimiento regular de equipos, como montacargas y sistemas de transporte, garantiza su operación eficiente y segura.

Características que deben tener los centros de distribución 

• Adopción e implementación de soluciones tecnológicas de seguridad como video analítica e IoT, para hacer controles efectivos que garanticen la conservación y el manejo de inventarios.
• Confiabilidad. Contratación de personal operativo y administrativo con competencias laborales y/o destrezas técnicas para el desempeño de cargos críticos.
• Adopción de buenas prácticas en seguridad industrial y salud ocupacional.
• Aseguramiento de los inventarios y de los equipos involucrados en laoperación por medio de soluciones como video analítica e IoT 
• Aseguramiento de la calidad de entregas a clientes y proveedores.
• Rapidez de los lead times de entrega y despachos de los pedidos recibidos.
• Orientación de servicio al cliente con plazos mínimos de respuesta.
• Aumento de la rotación de mercancías.
• Diseño óptimo de los espacios de almacenamiento en los centros de distribución.

Claves para una gestión de almacenamiento eficiente

• Mantener libres las zonas de circulación interna y externa.
• Demarcar todas las zonas del centro de distribución.
• Manejar una unidad de almacenamiento estándar.
• Mantener la mercancía aislada del contacto directo del piso.
• Asignar los equipos adecuados y suficientes para el manejo del producto.
• Establecer un programa de mantenimiento preventivo para cada equipo.
• Tener hardware suficiente para captura de información.
• Realizar las transacciones del sistema en tiempo real.
• Implementar soluciones tecnológicas que apoyen la gestión, optimización y conservación del proceso de almacenamiento del producto.

La implementación de buenas prácticas de gestión de almacenamiento, como la optimización del espacio, la gestión de inventario, la eficiencia en los procesos y la incorporación de tecnología, puede marcar la diferencia en el rendimiento de un centro de distribución, almacén o bodega. 

Al adoptar estas prácticas, las empresas pueden mejorar su competitividad y satisfacer mejor las demandas de un mercado cada vez más exigente.

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Fuente: Luis Aníbal Mora Garcia, Bogotá: Ecoe Ediciones 2011, Gestión logística en centros de distribución almacenes y bodegas

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